____________________________________
GMM wordt gevraagd een oplossing te creëren
Een G-4 gemeente heeft een groot programma lopen om de gehele financiële informatievoorziening te moderniseren. Het programma verloopt niet volgens planning en het vertrouwen over en weer daalt. De gemeente en commerciële partij die dit programma vormgeeft, raken in een impasse met juridische stappen. GMM wordt gevraagd een oplossing te creëren. Gebaseerd op de kennis en ervaring opgebouwd binnen de overheid, de wetenschap en het ICT bedrijfsleven is een team samengesteld. Binnen 6 weken zijn partijen weer “on speaking terms” en hebben een concrete basis gekregen om het programma gericht naar het eindresultaat te brengen.
De overheidsfinanciën weer strak geregeld
Een taskforce voorgezeten door Joop Pot, voorheen partner Grey Matter Matters en nu Raad van Advies Grey Matter Matters, heeft orde op zaken gesteld in de rijksoverheid financiën. Gedurende 1,5 jaar heeft de taskforce vanuit het Ministerie van Financiën samengewerkt met de andere ministeries om dit te bereiken.
De Algemene Rekenkamer onderschrijft de verbetering die in deze periode heeft plaatsgevonden. Joop heeft op de voor hem welbekende manier alle betrokkenen gemotiveerd en bij de les gehouden om dit te bereiken.
Een geweldige klus is geklaard!
GMM en PwC..
In het afgelopen halfjaar heeft GMM een leergang bij PwC verzorgd. Op 8 november is de leergang feestelijk afgerond met de uitreiking van certificaten van deelname aan de participanten.
De rode draad was een verdieping in de actuele wereld van de overheid: waarin verschilt dat van de commerciële bedrijven? Hoe ga je daar als consultant mee om? Welke rol speelt de cultuur?
De leergang is goed ontvangen; de partijen kijken nu hoe er een vervolg aan kan worden gegeven.
Digitale transformatie voor een gemeente..
De gemeente Lelystad heeft voor zichzelf een grote ambitie neergezet om substantieel te groeien. Men heeft dit verwoord in het programma “Lelystad Next Level”.In het bewustzijn dat een digitale transformatie randvoorwaardelijk is voor de realisatie van die ambitie is GMM gevraagd een onderzoek te doen en met aanbevelingen te komen. De opdracht heeft geresulteerd in heldere bevindingen en op uitvoering gerichte concrete aanbevelingen voor de Informatievoorziening. Hiernaast zijn ook de aanbevelingen op het gebied van besturing en leiderschap omarmt en vertaald naar planmatige veranderopgaven. Door het GMM devies “van denken naar durven en doen” te adopteren, heeft de gemeente een start gemaakt met de implementatie van de aanbevelingen waarbij GMM is gevraagd te ondersteunen.
Advies aan Gemeente Raad ..
Voor een middelgrote gemeente werd een onderzoek uitgevoerd naar de besturing van de IV functie. Deze opdracht kwam van de plaatselijke Rekenkamer. De resultaten zijn door GMM aan de Raad gepresenteerd, waarna de conclusie werd getrokken dat ALLE aanbevelingen uit het rapport zullen worden overgenomen.
Een mooi bewijs dat het maken van het rapport maar stap 1 is, de waarde zit hem in de uitvoering. Een GMM motto.
“GMM heeft op heldere wijze onze uitdaging geformuleerd en voorzien van concrete vervolgstappen. Die pakken we nu samen met hen op”
Voor een kerndepartement werd een onderzoek afgerond naar outsourcing. Grey Matter Matters leverde de visie waarop de outsourcing kon worden gebaseerd.
Maar daar stopte het niet. GMM besteedde ook aandacht aan de implementatie van de visie: door uit te leggen wat de consequenties zijn en door te adviseren over de besturing van de outsourcing. Zo blijft een advies niet louter papier, maar leeft het en werkt het ook. Voorwaarde is wel dat het advies daartegen kan! En dat was het geval.
GMM: voor visie en actie.
GMM om bestuurlijk advies gevraagd ..
Versterking van de IV- functie van de grootste uitvoeringsorganisatie van de overheid is gewenst. Daartoe heeft GMM de opdracht gekregen een onderzoek te doen naar de CIO-functie en een voorstel te maken voor de inrichting ervan. De bestuurlijke context van deze organisatie vormt een belangrijke richtinggevende component. GMM heeft aan de hand van een gedegen onderzoek, bevindingen en aanbevelingen gedaan die tot implementatie zullen leiden.
Kracht van de keten versterken ..
Een van de grootste uitvoeringsorganisaties van de overheid wil de kracht van de keten versterken. GMM is gevraagd om aan de hand van een aantal inleidende presentaties en het dagvoorzitterschap van een seminar over dit onderwerp deze versterking mede vorm te geven. Na het succes van deze dag is GMM gevraagd gedurende het verdere traject te ondersteunen bij de realisatie van gezamenlijk opgestelde verbeterdoelstellingen.
Duidelijkheid brengen omtrent toekomstige sourcing ..
Een groot ministerie zoekt bij de vernieuwing van een cruciaal bedrijfvoeringssysteem naar duidelijkheid omtrent toekomstige sourcing. Hoe moet de governance worden ingericht en welke partijen zouden welke taken en verantwoordelijkheden moeten krijgen? Is in- of outsourcing wenselijk? GMM heeft in een aantal weken doorlooptijd ahv vele interviews, bestaande beleidsvoornemens, Rijks beleidsuitgangspunten en parate kennis over IV sourcings- en inrichtingsaspecten een concreet implementatie advies uitgebracht. Dit advies is additioneel voorzien van aanbevelingen hoe de IV-functie verder te versterken.
Versterking informatievoorzieningsfunctie ..
Een Provincie is op zoek naar een duidelijke versterking van de informatievoorzieningfunctie. Daartoe heeft GGM in korte tijd aan de hand van een aantal interviews en een analyse van relevante documenten een voorstel gedaan om de CIO functie krachtig in te richten. Dit advies met een beknopt rapport als onderbouwing is integraal overgenomen. GMM heeft de vervolgopdracht gekregen om de inrichting van CIO-functie verder vorm te geven en te implementeren.
Snelle check gevraagd..
Voor een groot ministerie werd een review uitgevoerd op een programmabrief van een op te starten zeer groot software vervangingstraject.
Voor de review waren slechts enkele dagen doorlooptijd beschikbaar. GMM heeft met drie partners de documentatie doorgenomen en enkele aanbevelingen gedaan, deels in de vorm van meteen verwerkbare tekstvoorstellen.
De opdrachtgever heeft zo de risico’s rondom het project verkleind. Er is meer zicht op de te hanteren methode, de besturing van het programma en de planning.
Hieruit blijkt dat bij GMM beschikbare ervaring op korte termijn is te mobiliseren voor een snelle check op cruciale documentatie.
Hoe wordt de eigenaarsrol ingevuld ..?
“EIGENAARSONDERSTEUNING”
Voor een groot ministerie is een gemeenschappelijk traject afgerond over de stand van zaken met betrekking tot de eigenaarsondersteuning. Bij verschillende departementen is de aansturing van ZBO’s gesplitst in opdrachtgeverschap en eigenaarschap. De eigenaarsrol is meestal in handen van de SG of de plv. SG.
Hoe wordt de eigenaarsrol ingevuld en wat vinden de ZBO’s hiervan?
Verbeterpunten zijn door Grey Matter Matters (GMM) samen met de afdeling eigenaarsondersteuning geïnventariseerd en worden verder uitgewerkt om het volwassenheidsniveau van de afdeling te vergroten.
Door de ervaring van GMM konden zowel op inhoud als op cultuur (omgang, gedrag, verwachtingen) belangrijke punten in een gemeenschappelijke sessie worden besproken en verdiept waarna concrete vervolgstappen ter verbetering zijn gezet.
Benoeming Dion Kotteman tot onafhankelijk voorzitter van de Stuurgroep Cyber ..
Op basis van positieve gesprekken met de ministeries en het CCV, heeft het CCV besloten om Dion Kotteman te benoemen tot onafhankelijk voorzitter van de Stuurgroep Cyber. Met Dion hebben we een zeer ervaren voorzitter in huis gehaald, die thuis is in de materie en goed in staat is belangen te wegen en verbindingen tot stand te brengen. Wij zijn dan ook blij met zijn komst!
Raad van Bestuur tevreden ..
Voor een grote uitvoeringsorganisatie van de overheid (13.000 plus medewerkers) werd een onderzoek gedaan naar de effectiviteit van de IT functies. Daarbij is niet alleen gekeken naar de IT in enge zin, maar is nadrukkelijk de business in de onderzoeksopdracht betrokken.
GMM voerde het onderzoek uit in opdracht van de vz van de Raad van Bestuur.
Het resultaat was een helder advies, waarin strategie, besturing en praktische uitvoering een plaats kregen. Het leidde tot grote klanttevredenheid: op verzoek van de voorzitter van de RvB is een GMM partner meegegaan naar de verantwoordelijk minister om daar het rapport toe te lichten. Een blijk van vertrouwen en een voorbeeld van de zaken die GMM met succes oppakt.
Dispuut opgelost ..
Een grote overheidsorganisatie had een dispuut met een software leverancier. Betwist werd een stevige factuur die gebaseerd was op het gebruik van een niet – gelicentieerde applicatie. Partijen hadden elk een advocatenkantoor gevraagd advies uit te brengen. Een gang naar de rechter werd voorbereid.
GMM werd gevraagd naar de zaak te kijken om te proberen de partijen bij elkaar te brengen.
In een drietal weken werd desk research gedaan, interviews gehouden, bemiddeling uitgevoerd en een advies geschreven.
Het lukte in die tijd om de rechtszaak van tafel te krijgen en partijen tot een akkoord te brengen. Dat kon door het dispuut in een ander, meer strategisch licht te plaatsen. Partijen materialiseerden onder andere de waarde van hun relatie voor de lange termijn.
Het resultaat was het voorkomen van een lange en kostbare juridische procedure. Bovendien kon de samenwerking worden voortgezet.
GMM legt vinger op zere plek ..
GMM werd door een grote uitvoeringsorganisatie van het Rijk gevraagd om te assisteren bij het live brengen van een groot project. De reden was dat de live datum al enkele malen was uitgesteld en bovendien dat er een duidelijke dreiging was dat het project in het geheel zou worden gestaakt. De relatie tussen de betrokken partijen verzuurde aanzienlijk.
Door middel van gesprekken wist GMM de vinger op te zere plek te leggen. Vervolgens is een oplossing aan partijen gepresenteerd, die meteen is ingevoerd. GMM heeft daarbij ondersteuning geleverd.
In twee weken is een absolute omdraaiing bereikt: het project gaat live. GMM adviseert in de loop van de eerste maanden nog over de samenwerking. Hoofdzaak is dat partijen samen verder kunnen.